Una lista di controllo è un elenco di elementi o attività per documentare, verificare e seguire da vicino. Anche l’elenco delle attività in una lista di controllo dovrebbe essere ricordata, ma poiché è difficile ricordare un lungo elenco di compiti ed elementi, le attività e gli articoli sono documentati per riferimento e in modo che non siano dimenticati.
Quando si pianifica un incontro, ci sono diversi compiti da svolgere e diverse eventualità da preparare. Nuove sfide sorgono invariabilmente nel processo di pianificazione delle riunioni all’undicesima ora e devi pianificarle in modo da non essere confuso o volped da problemi che possono sorgere. Un elenco di controllo del pianificatore di riunioni o una lista di controllo per la pianificazione della convention deve, pertanto, essere preparata in anticipo affinché l’incontro sia un successo e tutti ti lodano come un efficace pianificatore di riunioni. Poiché le tue esigenze come pianificatore di eventi saranno molteplici, dovresti scrivere una lista di controllo completa per il pianificatore di incontri che coprirà tutti i dettagli principali e minori.
Una lista di controllo ideale per il pianificatore di riunioni o la guida alla pianificazione degli eventi dovrebbe includere lo scopo e il tema dell’incontro; l’agenda della riunione; la posizione della riunione; una stima dei costi come posizione, rinfreschi, elettricità e costi di decorazione; il programma di funzioni da svolgere e il costo dell’assunzione di un DJ e trattenere le funzioni dopo aver avuto audizioni e ottenere citazioni; citazioni iniziali da diversi offerenti su più articoli; l’elenco delle sponsorizzazioni e gli importi di queste sponsorizzazioni; l’importo da fatturarsi come commissione di ammissione; la data provvisoria dell’incontro; l’elenco degli ospiti e l’elenco VIP da invitare; ecc. Nell’elenco di controllo del planner di riunione o nel modulo del planner di riunioni, è necessario includere anche articoli come il modo in cui le carte di invito dovrebbero essere progettate; il ruolo delle pubbliche relazioni; preparazione di comunicati stampa; la raccolta di dati biografici di personalità e celebrità invitate; autorizzazioni speciali che potrebbero essere richieste per organizzare la riunione in una determinata posizione che è stata selezionata.
La tua lista di controllo del planner per incontri non si ferma qui. Man mano che la data della riunione si avvicina sempre di più, devi controllare e riconfermare che tutto è come hai deciso, che non ci sono polemiche sul luogo, la data e l’ora, prima di inviare finalmente le carte di invito.
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