Uma lista de verificação é uma lista de itens ou tarefas para documentar, verificar e seguir de perto. A lista de tarefas em uma lista de verificação também deve ser lembrada, mas como é difícil lembrar uma longa lista de tarefas e itens, as tarefas e itens são documentados para referência e para que não sejam esquecidos.

Ao planejar uma reunião, existem várias tarefas a serem executadas e várias eventualidades para se preparar. Novos desafios invariavelmente surgem no processo de agendar reuniões na décima primeira hora, e você deve planejá -las para que não fique confuso ou aceso por problemas que possam surgir. Uma lista de verificação do planejador de reuniões ou a lista de verificação de planejamento da convenção deve, portanto, ser preparada com antecedência para que sua reunião seja um sucesso e todos elogiem você como um planejador de reuniões eficaz. Como suas necessidades como planejador de eventos serão múltiplas, você deve escrever uma lista de verificação completa para o planejador de reuniões que cobrirá todos os detalhes maiores e menores.

Uma lista de verificação ideal para o planejador de reuniões ou guia de planejamento de eventos deve incluir o objetivo e o tema da reunião; a agenda da reunião; a localização da reunião; uma estimativa de custos como localização, bebidas, eletricidade e custos de decoração; o programa de funções a serem mantidas e o custo de contratar um DJ e manter as funções depois de fazer audições e obter cotações; Citações iniciais de diferentes licitantes em vários itens; a lista de patrocínios e os valores desses patrocínios; o valor a ser cobrado como uma taxa de admissão; a data provisória da reunião; a lista de convidados e a lista VIP a convidar; etc. Na lista de verificação do planejador de reuniões ou no formulário do planejador de reuniões, você também deve incluir itens como como os cartões de convite devem ser projetados; o papel das relações públicas; preparação de comunicados à imprensa; a coleta de dados biográficos de personalidades e celebridades convidadas; Permissões especiais que podem ser necessárias para organizar a reunião em um determinado local que foi selecionado.

Sua lista de verificação do planejador de reuniões não para por aí. À medida que a data da reunião se aproxima cada vez mais, você precisa verificar e reconfirmar que tudo está como você decidiu, que não há controvérsia sobre o local, data e hora, antes de finalmente enviar os cartões de convite.
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